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Gestão de compras para MRO na manutenção industrial: saiba porque ela é importante.

gestão de compras de itens de MRO

Uma boa gestão de manutenção é a garantia para o bom funcionamento dos equipamentos de qualquer empresa. Não apenas para trocar peças, ela também é importante para garantir a gestão de compras dos itens de MRO.

Mas, você pode estar se perguntando: Quem faz gestão de compras não é o setor de compras?

De certo modo sim, mas quando se trata de itens de MRO o setor de manutenção assume um papel importante nesse processo.

O controle efetivo e o planejamento das atividades do setor de manutenção deve prever a compra de peças e ferramentas necessárias para atender as atividades.

É um desafio para muitas indústrias, mas possível de implementar se a empresa adotar, por exemplo:

  • Cultura de relação custo-benefício;
  • Política de gestão de estoques;
  • Previsibilidade das falhas;
  • Monitoramento dos equipamentos;
  • Gestão orientada a dados;
  • Planejamento e controle de produção;
  • Entre outros.

No contexto da gestão de compras para o setor de manutenção, os conceitos de MRO podem colaborar muito. Sobretudo na identificação de nível de relevância dos itens necessários para o estoque.

Veja em nosso artigo as principais práticas de gestão de compras para MRO e veja como elas podem colaborar muito para reduzir os custos de compras para estoque.

Mas, antes disso, entenda melhor sobre MRO.

O que é MRO?

MRO é a sigla para Manutenção, Reparo e Operações, usada para indicar todos os itens indispensáveis para assegurar as atividades operacionais da indústria de forma indireta.

Assim, tudo que não é matéria-prima para a produção da empresa, mas necessário para o seu funcionamento, pode estar na categoria de MRO. Uma vez que o estoque de uma empresa não é formado apenas de produtos acabados ou matéria-prima.

Itens importantes para a manutenção de equipamentos estão incluídos nessa categoria. Por exemplo, peças de reposição das máquinas, ferramentas de reparação, rolamentos, lubrificantes, dentre outros.

Desse modo, é importante esclarecer cada um dos aspectos envolvidos na sigla MRO, que são essenciais para a gestão de compras para itens de MRO.

MRO – Manutenção

A função de manutenção no setor industrial é o que garante o perfeito funcionamento das máquinas, equipamentos e sistemas rotativos. Desse modo, a gestão dos itens críticos à manutenção são essenciais para garantir a disponibilidade do maquinário.

MRO – Reparo

Em se tratando dos reparos no setor industrial, engloba todos os itens necessários para permitir a manutenção na planta, planejada ou não. Por exemplo, componentes como rolamentos, mancais, correias, acoplamentos, correntes, lubrificantes, dentre outros.

MRO – Operações

No tocante às operações, implica na consideração de todos os itens que são críticos para a operação dos equipamentos. Por exemplo, EPIs, ferramentas manuais, instrumentos de medição, etc. Portanto, são de extrema importância para garantir que as atividades continuem funcionando normalmente.

Por que conhecer sobre gestão de compras para MRO?

Entender a gestão de compras para MRO é de extrema importância para conduzir as atividades e assegurar o controle de itens críticos para a manutenção. Manter um equilíbrio entre os estoques de itens críticos e a sua efetiva utilização.

Além disso, permite diminuir o tempo de inatividade do equipamento quando ocorre a quebra de um componente e agiliza a manutenção corretiva.

Portanto, fazer gestão de itens de MRO aumenta a eficiência operacional dos processos e melhora os indicadores de manutenção.

No entanto, para uma gestão eficiente de MRO é preciso que o setor de manutenção faça uma análise dos:

  • Equipamentos e suas especificações técnicas,
  • Processo produtivo da indústria, e
  • Capacidade de carga sobre os ativos.

Além disso, quando os equipamentos e máquinas possuem sistemas rotativos, deve se ter atenção especial aos componentes vitais para seu funcionamento, tais como:

  • Rolamentos;
  • Mancais;
  • Correias;
  • Acoplamentos;
  • Correntes;

Benefícios de se fazer gestão de compras para MRO

Uma boa gestão de compras para MRO além de contribuir para as atividades de manutenção programadas, permite melhor aproveitamento dos recursos organizacionais.

Veja a seguir os principais benefícios obtidos com o controle de itens de MRO:

1.º – Níveis de estoque ideais

Altos níveis de estoque sem previsão de uso é dinheiro parado. Logo, a otimização de estoques em níveis ideais é o que muitas empresas desejam. Se possível até trabalhar sem estoque ou ter estoques em consignação. Mas isso, é assunto para outro artigo.

A estratégia de MRO permite avaliar o real consumo das peças importantes e manter a regularidade e assertividade na aquisição destes componentes importantes para a manutenção dos equipamentos.

Contudo, é importante dispor de um sistema para gerenciar e rastrear esses itens. Isso vai facilitar a identificação dos níveis de estoque e facilitar o processo de manutenção. Imagine o mecânico de manutenção ir retirar uma peça em estoque e o almoxarife não encontrá-la?

Em suma, a gestão de itens de MRO otimiza os estoques em níveis ideais é fácil obter um retorno sobre o investimento de forma mais ágil. Além disso, com o gerenciamento de ativos é possível ter uma visão ampla do inventário, reduzindo a necessidade de espaço e mão de obra.

2.º – Redução de despesas

A redução de despesas com a gestão de itens de MRO pode vir de fontes distintas, por exemplo:

monitoramento dos ativos: por meio da manutenção preditiva é possível acompanhar o histórico de desempenho dos componentes críticos e saber quando realmente será necessária realizar a troca;

gestão das falhas: ela permite reduzir o número de falhas dos equipamentos, além de evitar custos de substituição de itens críticos mais frequentes;

análise de dados: com a coleta de dados para análise de comportamento é possível adotar ações prescritivas que contribuam para a confiabilidade do equipamento. Também é possível identificar situações para reduzir a necessidade de compras. Por exemplo, identificar quando é melhor recondicionar um rolamento do que comprar um novo.

logística: reduz o número de transportes emergenciais para trazer peças críticas.

3.º – Melhora a manutenção e o trabalho da equipe

Com controles mais assertivos de itens críticos, o planejamento de manutenção será mais efetivo. A equipe pode se concentrar em atender o que de fato é importante.

Otimiza o tempo para se dedicar às atividades de manutenção preditiva ou corretiva.

4.º – Localização no estoque

A gestão de itens de MRO também colabora na organização do estoque. Ao identificar itens de alto consumo ou críticos para o processo, é possível dispô-los estrategicamente para facilitar a movimentação dentro do almoxarifado.

5.º – Melhora o processo de compras

Quando o setor de manutenção planeja as necessidades de itens estratégicos, permite que as compras não ocorram em regime de urgência. Logo, o comprador terá tempo hábil para realizar as compras ou até mesmo negociar com o distribuidor um estoque estratégico, por exemplo.

Isso vai colaborar muito para diminuir um dos principais problemas de conflito entre o setor de compras e manutenção: compra de componentes somente com base no preço.

Entenda melhor sobre isso em nosso artigo: Como diminuir os conflitos entre o setor de compras e manutenção?

Por que a gestão de compras para MRO é mais complexa?

A gestão de MRO requer uma atenção especial das indústrias, pois são itens críticos que podem impactar diretamente no bom funcionamento das operações. No entanto, em algumas indústrias as dificuldades tornam esse processo mais complexo. Veja a seguir:

1.º – Volume elevado de itens de MRO para gerenciamento

É comum as indústrias terem em seus cadastros um alto volume de itens de MRO, o que muitas vezes gera diversos problemas. Isso porque costuma acontecer das especificações técnicas estarem incompletas e existirem erros de registros dos dados.

Esse tipo de problema afeta diretamente as atividades de compras e de planejamento dos itens MRO, e pode elevar os custos operacionais de manutenção.

Isso sem falar na necessidade de compras de urgência, tendo de arcar com preços e fretes mais caros, além de indisponibilidade temporária dos equipamentos do processo produtivo.

Portanto, um primeiro ponto a ser considerado para assertividade da gestão de MRO, é que todos os itens tenham os cadastros verificados e de acordo com as especificações técnicas do fabricante.

2.º – Pode existir irregularidade e baixo giro na demanda

É importante observar que nem todos os itens críticos de manutenção têm o mesmo consumo e previsibilidade de uso nos processos de manutenção. Por isso, pode ocorrer que uns fiquem com estoques excessivos e acabem entrando em obsolescência.

Enquanto outros, de maior demanda, acabam faltando nas atividades rotineiras da empresa. Sem dúvida, gera prejuízo financeiro e interrupção do processo produtivo.

Por isso, é necessário desenvolver uma gestão de MRO a partir da identificação de periodicidade de consumo de cada peça em estoque. Inclusive, realizando uma classificação em termos de mais usadas e menos usadas.

Nesse sentido, é importante definir uma classificação para os itens de maior criticidade, que não podem faltar no estoque.

3.º – Falta de visibilidade para a organização da gestão de MRO

Este é um problema de muitas indústrias, pois ainda mantém uma visão tradicional dos conceitos de manutenção aplicadas ao processo produtivo. Isso porque não percebem o setor de manutenção como responsável pelo desempenho de todo processo produtivo.

Assim, quando o custo dos itens de MRO é menor do que os custos com matéria-prima, produtos intermediários e produto final, acabam sendo negligenciados.

Contudo, é preciso salientar que existem custos ocultos, ou seja, não mensuráveis de imediato que impactam diretamente no processo produtivo. Por exemplo,

  • Mão de obra de manutenção devido a quebras inesperadas;
  • Demora na realização do serviço devido à falta de peças em estoque, causando interrupção da linha de produção;
  • Compras de urgência para repor itens de MRO para reparos imprevistos.

Nesse sentido, é importante a empresa sempre considerar os custos totais da operação (TCO).

Os principais erros para a gestão de compras para MRO

Para ajudar a sua empresa na implementação da estratégia de gestão de compras para MRO, separamos alguns dos principais erros que podem ocorrer.

Assim, você poderá saber antes quais pontos deve trabalhar melhor.

1.º – Efetuar as compras em quantidades inadequadas

Se as compras forem realizadas sem um planejamento assertivo, conforme as demandas de itens de MRO, acaba ocorrendo a aquisição em quantidades inadequadas: tanto para mais quanto para menos.

Nesse sentido, para que a compra seja assertiva é necessário atender aos requisitos de especificidade técnica e a demanda do setor de manutenção. Sem dúvida, é este setor que pode apresentar um levantamento da necessidade de compras de itens MRO correto.

Inclusive, avaliar os fornecedores que são mais qualificados para fornecer os componentes, que atendam às necessidades da linha de produção de forma satisfatória.

2.º – Falta de um controle assertivo dos itens MRO em estoque

Este problema acontece quando as compras são realizadas antes de uma verificação dos itens disponíveis em estoque. Nesse sentido, é preciso sempre partir do inventário atualizado dos produtos armazenados, bem como se já não estão sendo solicitados.

Uma forma de lidar com esse problema é ter o gerenciamento de estoque feito a partir de softwares específicos, que oferecem inúmeras, por exemplo: controle do estoque em tempo real, informações reais sobre possíveis saídas de produtos e itens MRO.

3.º – Cadastro de fornecedores qualificados para atendimento de itens MRO

Saiba que os fornecedores devem atender os requisitos e especificações técnicas dos itens de MRO. Por isso é fundamental que antes de realizar uma compra, o setor de manutenção participe do processo de qualificação dos fornecedores.

Desse modo, o atendimento das necessidades técnicas é mais importante que um possível preço um pouco menor. Isso porque um preço reduzido com uma qualidade inferior, acaba gerando um maior custo para a empresa posteriormente.

4.º – Excesso de burocracia para atender e aprovar os pedidos

Nas compras de itens MRO é preciso estar atento para os prazos dos pedidos, bem como os processos de negociação com fornecedores. Isso porque é de extrema importância não permitir que o excesso de burocracia interna atrase a reposição dos itens aos estoques.

Existem rotinas do setor de compras que devem ser seguidas, mas é preciso ter em vista os custos de não atendimento dos itens de MRO em tempo hábil. Pois, isso pode desencadear uma série de custos ocultos, que impactam diretamente o retorno financeiro da empresa.

Melhores práticas para a gestão de compras para MRO

Para a gestão de compras para MRO ser assertiva, é importante utilizar as melhores práticas que facilitam o gerenciamento e as rotinas dos processos produtivos. Veja a seguir algumas dessas práticas que são indispensáveis à produção e manutenção das atividades.

1.ª – Uso de indicadores de desempenho (KPIs)

O uso de indicadores de desempenho (KPIs) é uma forma para monitorar a eficiência da gestão de MRO.

Nesse sentido, os principais KPIs que podem ser utilizados estão relacionados com os seguintes pontos:

  • Estimativa de gastos com itens de MRO;
  • Dados de desempenho do fornecedor;
  • Vida útil do estoque atual;
  • Aumento da utilidade do material versus taxa de reabastecimento;
  • Quantidade de estoque de MRO desatualizado;
  • Número total de rupturas de estoque;

Além desses indicadores, o setor de compras pode mensurar o Saving de compras e comparar com os indicadores de performance de manutenção.

Por exemplo, para saber se determinada compra trouxe economia financeira para a empresa, basta comparar a taxa média entre de falhas (MTBF) do componente com o seu valor de aquisição.

2.ª – A equipe precisa entender sobre itens de MRO e cadeia de suprimentos

É fundamental que os colabores envolvidos na cadeia de suprimentos conheçam sobre a gestão de compras para MRO. O treinamento possibilita maior compreensão sobre todo o processo de aquisição dos itens críticos e o impacto na cadeia produtiva.

3.ª – Adote um sistema de gestão de materiais e compras

Uma decisão muito assertiva para a gestão de MRO é o uso de softwares de gerenciamento de materiais, MRP. Visto que simplificam o processo e podem rastrear, prever e antecipar as necessidades de MRO em tempo integral.

Isso sem falar na disponibilização de dados importantes para avaliar o desempenho do fornecedor e o processo em desenvolvimento.

4.ª – Inventário gerenciado pelo fornecedor

Uma estratégia interessante de se avaliar é o uso de estoque gerenciados pelo fornecedor ou distribuidor. Em alguns casos é possível implementar estoques em consignação para reduzir os custos de estoque próprio.

Sem dúvida, é uma combinação que otimiza e agiliza o processo de compras de itens críticos de manutenção.

5.ª – Gestão de ativos na manutenção

Um ponto muito relevante para a gestão de itens de MRO é monitorar a vida útil dos itens críticos de manutenção. E isso é possível por meio de gestão de ativos.

Existem diversas ferramentas de monitoramento da condição que são capazes de identificar potenciais falhas ainda em estágios iniciais como análise de vibração, análise de óleo, análise termográfica, entre outros.

E aí? Sua empresa faz gestão de itens de MRO? Quais ações ela adota? Deixe aqui nos comentários e compartilhe e suas redes sociais!

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