Um dos maiores desafios para o gestor de uma empresa é administrar os conflitos entre os setores da organização. Isso faz parte da sua rotina, pois alguns setores operam com óticas diferentes que impactam nos objetivos estratégicos da empresa. Um exemplo real disso, é o conflito entre o setor de compras e o setor de manutenção.
O principal embate entre estes setores é: comprar o mais barato versus o que atende as necessidades da operação. Isso acontece porque cada um visa atender as demandas e necessidades da sua área. Mas, então como lidar com essa situação e diminuir os conflitos?
Veja nesse artigo quais são as possíveis soluções para lidar com essa situação.
Principais fatores para o conflito entre o setor de compras e o setor de manutenção.
Saiba que o setor de manutenção tem seu foco em assegurar a disponibilidade e confiabilidade das máquinas e equipamentos. Da mesma forma que visa evitar que ocorram quebras e interrupções dos processos por meio de manutenções preventivas.
Já o setor de compras tem como premissa realizar a melhor compra com o menor custo possível. Por isso, faz um número maior de cotações para alcançar o seu objetivo, inclusive com novos fornecedores que oferecem preços mais baixos.
Portanto, o conflito ocorre quando as peças adquiridas não atendem à demanda do setor de manutenção ou há demora no processo de compras de itens estratégicos (MRO). Por certo, a pressão sobre o setor de compras pela reposição das peças acaba reduzindo a qualidade da aquisição.
Nesse sentido, é interessante destacar os principais pontos do conflito entre a área de compras e o setor de manutenção em uma empresa:
- Urgência do pedido x cumprimento dos procedimentos de rotina;
- Qualidade dos itens a serem adquiridos x menor preço de aquisição;
- Requisições técnicas específicas x padrões aproximados para substituir fornecedor.
Isso sem falar na falta de uma comunicação direta entre os dois setores, o que poderia minimizar os problemas e desenvolver uma ação conjunta.
Como solucionar o conflito entre a área de compras e o setor de manutenção
Para começar, é preciso desenvolver nos dois setores a integração de suas atividades. Assim, ambos podem trabalhar de forma complementar dando apoio aos objetivos e metas em cada setor.
Certamente, ao integrar os setores de compras e manutenção, será mais fácil para atender aos objetivos definidos pela empresa.
Para implementar essa mudança de perspectiva, a gestão pode adotar os seguintes procedimentos:
1.º – Promover reuniões de integração entre os setores, de modo que cada área possa conhecer objetivos e métricas estabelecidos pela empresa para cada um;
2.º – Estimular a troca de ideias para solucionar o conflito entre o setor de compras e o setor de manutenção e, principalmente, propor uma reformulação dos procedimentos e critérios adotados como padrão;
3.º – Desenvolver processos de avaliação periódica dos processos e setores, buscando monitorar os problemas e encontrar soluções viáveis no curto prazo;
4.º – Definir canais de comunicação entre os setores com o intuito de promover maior integração entre as atividades desenvolvidas;
5.º – Cada setor deve elaborar o seu planejamento de ações, principalmente, no que se refere às demandas apresentadas para outras áreas;
6.º – Desenvolver o espírito de trabalho em equipe entre os setores da empresa, gerando a integração e interação das atividades e envolvimento para o resultado geral da empresa.
7.º – Integrar o planejamento de compras e o plano de manutenção.
Gerenciamento dos custos totais para solucionar o conflito entre o setor de compras e o setor de manutenção
O conceito de gerenciamento de custos totais de um processo ou operação (TCM) é uma abordagem sistemática que permite reduzir parte dos conflitos entre o setor de compras e o setor de manutenção.
Em suma, trata-se do gerenciamento dos custos ao longo do ciclo de vida de qualquer empresa, instalação, projeto, produto ou serviço.
Ou seja, o melhor custo para a empresa não está necessariamente no item mais barato, mas no componente que traz menores impactos produtivos ao longo da sua vida útil.
Portanto, a gestão passa a considerar primeiro:
- Relação custo-benefício e
- Visão de custos totais.
Comprar pelo preço versus comprar pela qualidade
Sabemos que a realidade de muitas empresas no Brasil obriga que a principal meta do setor de compras seja reduzir o volume financeiro das compras. No entanto, olhar para o valor do pedido como indicador dessa meta pode ser um “tiro no pé”.
Faz sentido diminuir os valores pagos nas compras e aumentar os custos de manutenção?
Por isso, é importante que o setor de manutenção participe do processo de compras. Tenha a oportunidade de mostrar os custos totais que impactam na aquisição de itens de menor valor e fora dos padrões técnicos solicitados.
Assim pode demonstrar que quando a durabilidade e qualidade dos itens estão abaixo do necessário, o componente acabará por apresentar problemas com pouco tempo de uso, necessitando de nova reposição.
Certamente, isso implicará em um aumento de custo com peças de reposição, além de horas de manutenção e, provavelmente, equipamentos parados e indisponíveis para o processo produtivo.
Cabe ao setor de manutenção apresentar as métricas e cálculos de custos de aquisição de itens, bem como os custos com o aumento de manutenções corretivas.
Planejar as necessidades de compras para garantir prazos
Se tem uma coisa que incomoda qualquer comprador é receber toda solicitação de compras com os status “URGENTE”.
Pôxa! Como fazer uma boa compra com a pressão de que a “produção está parada”, “precisamos urgente desse rolamento!”.
Além de atender o prazo e conseguir o melhor preço, ainda precisa atender aos critérios técnicos conforme especificado pelo setor de manutenção
Se a empresa não tiver fornecedores homologados para contratos de fornecimento, será muito difícil atender necessidades urgentes. Ainda mais se for um item que não é de linha.
Mas, existem maneiras de equacionar situações como esta e evitar este conflito entre a área de compras e o setor de manutenção. Como?
5 dicas para os problemas de compras urgentes
1.º – O setor de manutenção deve planejar a necessidade de itens estratégicos. Isso vai permitir que as compras não ocorram em regime de urgência. O comprador terá tempo hábil de negociar com o distribuidor um estoque estratégico por consignação, por exemplo.
São conhecidos como itens de MRO e têm um modo especial de gestão de estoque. Saiba mais em nosso artigo: Gestão de compras de itens de MRO.
2.º – O setor de compras deve esclarecer os seus procedimentos para aquisição de itens, bem como os prazos que são necessários em função dos contatos com os fornecedores.
3.º – Manter contratos de fornecimento com distribuidores autorizados. Isso elimina a necessidade de cotação e pesquisa no mercado, também garante níveis de estoque mínimo para itens críticos.
4.º – Implementar estoques em consignação. Esse modelo é uma modalidade com muitos benefícios para as indústrias. Reduz o lead time da compra, elimina custos logísticos, transfere a responsabilidade de gestão para o distribuidor e dá mais agilidade quando se precisa trocar um componente.
5.º – Implementar metodologias de manutenção preditiva e monitoramento de ativos para saber a real vida útil de um componente e ter a previsibilidade de quando a troca deverá ocorrer. Sem isso, a empresa não consegue definir quais itens são críticos para a manutenção do equipamento.
Importância de uma estratégia de gestão de conflitos
Normalmente, os conflitos nas organizações são provenientes de divergências entre as áreas e até mesmo desavenças entre os profissionais. Por exemplo, o conflito entre o setor de compras e o setor de manutenção.
Com certeza, independente de qual o motivo gera os conflitos, estes afetam a produtividade de toda a organização.
Nesse sentido, as principais causas de conflitos são observadas nos seguintes fatores:
1.º – Existência de objetivos e metas divergentes entre os setores;
2.º – Recursos escassos e/ou com distribuição inadequada, gerando perdas;
3.º – Prazos estabelecimentos de forma inconsistente e não atendidos;
4.º – Dependência entre os setores para o desenvolvimento do fluxo de trabalho;
5.º – Fluxo de informações incompleto ou sem fluidez nos canais organizacionais;
6.º – Problemas de comunicação com ruídos, gerando interpretações equivocadas;
7.º – Mudanças nos prazos sem envolvimento dos colaboradores de todos os setores da empresa;
8.º – Imposição de limitações e regras sem uma justificativa clara para a sua adoção pela organização.
Assim, é fácil perceber que os conflitos ocorrem por diferentes fatores, que envolvem tanto a gestão quanto os setores e colaboradores. Como é o caso do conflito entre a área de compras e o setor de manutenção.
Com certeza, existem algumas estratégias eficientes para a solução de conflitos e mesmo a sua prevenção, que são:
- Manter reuniões periódicas;
- Diálogo franco e aberto entre a gestão e os colaboradores;
- Desenvolver canais para que ocorra o feedback das ações empreendidas;
- Permitir autonomia aos colaboradores para proporem mudanças;
- Promover o engajamento dos funcionários à cultura organizacional;
- Estabelecer vínculos saudáveis entre as equipes.
Conclusão
Os conflitos entre o setor de compras e o setor de manutenção podem ser resolvidos se houver integração entre estes setores. De forma que um dê suporte e apoio ao outro sem deixar de lado as necessidades e objetivos de cada um.
Para que as ações efetivas tragam bons resultados, a empresa precisa usar metodologias que possibilitem a previsibilidade, confiabilidade e disponibilidade dos componentes no momento que for preciso efetuar a manutenção.
Do mesmo modo, não usar somente o critério de preço final da compra como parâmetro de análise de redução de custos. Fazer a análise dos custos totais envolvidos na operação dá uma visão mais ampla e real para se trabalhar com base no custo-benefício.
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