O planejamento de compras de componentes na indústria sempre foi um desafio. Ainda mais quando os itens são críticos para o processo. O setor de compras desempenha um papel importantíssimo nas empresas e, o ato de comprar não se resume a emitir e assinar uma ordem de compra. Por isso, o planejamento de compras assume um papel importante na hora de comprar componentes estratégicos.
Antes de apresentarmos algumas dicas para uma boa compra de componentes estratégicos na indústria, temos que contextualizar o assunto.
No passado, o departamento de compras era visto apenas como uma “central de pedidos”. Recebia as solicitações de diversos departamentos e, com base nas requisições, buscava os fornecedores no mercado.
O foco era economizar e conseguir os melhores preços. Não importava muito se determinado item da compra era crítico ao processo.
Acredite ou não, ainda existem empresas que adotam essa prática na hora de comprar.
A evolução do setor de compras passa pelo surgimento de áreas como Procurement e Supply Chain, assim como o avanço de tecnologia de informação e análise de dados.
A indústria 4.0 e o uso de IoT para monitorar e coletar dados do funcionamento das máquinas permitem que hoje as compras sejam mais eficientes. Com isso, os processos são analisados constantemente com foco em melhoria e automação.
O que podemos considerar como planejamento de compras?
O planejamento de compras é o ato de provisionar a demanda de insumos, componentes e serviços necessários para a empresa produzir e comercializar seus produtos e serviços, conforme as margens de custos projetadas.
Ter previsibilidade de demanda permite a empresa saber a disponibilidade financeira necessária, ganhar tempo para desenvolver fornecedores e planejar melhor as manutenções dos equipamentos.
Portanto, o processo de compras é estratégico. Não é só tirar pedido!
Planejamento de compras é estratégico!
Comprar significa usar recursos financeiros da empresa. Essa talvez seja a principal razão para o setor de compras ser acompanhado de perto nas empresas.
No entanto, comprar é estratégico não só do ponto de vista financeiro. Toda a cadeia produtiva será afetada se algo der errado com a compra de um insumo, matéria-prima ou acessório.
Empresas que possuem processos muito bem definidos e controlados, dependem da disponibilidade dos materiais para poderem atender suas demandas. Qualquer atraso na compra ou na entrega, vai impactar diretamente na produção.
Para evitar que isso aconteça, certos gestores decidem fazer estoques de segurança para ficarem cobertos de qualquer falha durante a aquisição. Porém, isso reflete em maior custo financeiro com itens em estoque e traz como consequência o comportamento de escolher o fornecimento pelo preço.
Veja, o fato de não planejar a compra desencadeia uma série de decisões que afetam a empresa de diferentes maneiras.
Planejamento de compras e os componentes estratégicos para a indústria
Para garantir o bom desempenho dos processos industriais, as máquinas e equipamentos precisam ter a disponibilidade para funcionar conforme o plano de produção. Qualquer falha que impeça a máquina de funcionar, resultará em perdas no processo e aumento dos custos produtivos.
Logo é importante que o setor de manutenção defina quais componentes são críticos para garantir o funcionamento das máquinas. Não somente identificar, acompanhar e monitorar constantemente.
Por sua vez, o departamento de compras precisa saber quais são estes itens para montar o planejamento de compras dos itens críticos. Neste caso, estará fazendo a gestão de compras de MRO, de forma resumida são os componentes, insumos e ferramentas que mantém a empresa funcionando.
Se quiser se aprofundar mais no assunto veja nosso artigo: Gestão de compras para MRO na manutenção industrial.
Agora que estamos contextualizados ao tema, vamos ver algumas dicas para se fazer um bom planejamento de compras de componentes estratégicos na indústria.
1. Fornecedores
Uma das estratégias para que o planejamento de compras funcione de maneira adequada é fazer parcerias com fornecedores estratégicos especialistas e certificados pelos fabricantes.
Fornecedores esses que tenham estrutura estratégica para atender os contratos com logística integrada, rastreabilidade de produtos e garantia de lead times das entregas.
A ABECOM é um exemplo disso, não é só uma distribuidora de rolamentos. Possui certificação com os principais fabricantes para ofertar aos clientes serviços de manutenção industrial que melhoram a vida útil dos componentes.
Com a evolução dos processos e a pressão pela redução de custos, o planejamento e parceiros estratégicos, são cada vez mais essenciais para se obter resultados dentro da cadeia de suprimentos.
2. Tecnologia de informação
Quanto mais automatizado estiver o processo de aquisição de materiais e maior for a previsibilidade de utilização desses componentes, menor será o custo operacional e o custo de inventário.
Ou seja, não será necessário se ter altos níveis de estoque para que a demanda seja atendida. O estoque fica com o fornecedor e na empresa, apenas os itens de baixo giro e/ou itens extremamente estratégicos para as manutenções corretivas.
3. Previsibilidade das manutenções
Um plano de manutenção preventiva bem executado, diminui muito a proporção de impactos negativos de produtividade. Além disso, permite atender indicadores internos. Esta ação alinhada ao planejamento e a fornecedores confiáveis, funciona como um sistema de engrenagens. Permite alcançar os resultados com o menor esforço.
4. Análise de dados
Ferramentas estatísticas de mapeamento de processos como o mapa de fluxo de valor, Six Sigma, entre outras técnicas, ajudam a evoluir muito os processos de planejamento de compras.
Os dados ajudam a identificar gaps nos processos. Ajudam a reduzir ou, até mesmo, eliminar ações que não agregam valor. Dessa forma, melhora o tempo de finalização de um processo.
Dentro deste conceito existem atividades que agregam valor e são necessárias, atividades que não agregam valor, mas são necessárias e por fim, atividades que não agregam valor e que não são necessárias. Identificar quais são, ajudará o planejamento de compras ser mais eficiente.
5. Treinamentos constantes
O treinamento constante dos profissionais envolvidos nessas atividades é extremante importante. Atualizá-los sobre novas tecnologias, tendências e benchmarking de profissionais em outras áreas, é essencial para que a melhoria contínua seja alcançada.
6. Comprar por preço
Preço não pode ser o principal fator de decisão. Ele é importante, mas não garante que a compra seja a melhor. O planejamento de compras deve considerar os atributos do componente que permitirão maior desempenho e vida útil em trabalho.
Existem custos que decorrem da compra de componentes de baixa qualidade. Máquinas paradas, excesso de trocas, processos interrompidos, quebra de componentes adjacentes, tudo isso pode ocorrer por comprar um componente estratégico sem qualidade.
No final das contas, era melhor ter comprado um componente mais caro, com qualidade comprovada.
7. Indicadores de performance
Para garantir que o planejamento de compras da empresa esteja atendendo os objetivos e as metas, deve-se ter indicadores de desempenho (KPIs de compras). Eles serão a melhor maneira de avaliar se cada meta foi cumprida.
Um dos indicadores de compras mais importantes para medir o desempenho de um planejamento é o Saving de compras. Ele mede a economia de recursos financeiros obtida em uma negociação de compras.
Saiba mais sobre ele e como calcular esse indicador, em nosso artigo: Saving em compras: o que é este indicador? Como calcular?
8. Burocracia e demora nas autorizações
Quando se trata de itens estratégicos é preciso uma política de compras ágil. Pode ser via contrato de fornecimento ou sistemas integrados SRMs.
Quanto mais níveis hierárquicos existir no processo de compras de uma empresa, maior será a burocracia para a aquisição de itens críticos. Análise e autorização passa por tantas pessoas que pode levar meses.
Em muitos casos a justificativa para isso é que setor de compras, lida diretamente com o dinheiro da companhia. E que por isso a autorização demora mais.
Porém, isso pode impactar diretamente no planejamento de compras e comprometer a produtividade da empresa. Se isso acontece em sua empresa, está na hora de rever o processo de aprovação.
9. Automação do processo de compras
Uma das formas de diminuir o impacto da burocracia e demora no processo de compras é automatizar o processo de compras. Sobretudo às atividades manuais, que tomam tempo e não aproveitam realmente a capacidade de trabalho dos colaboradores.
Atualmente existem sistemas de gestão de compras que permitem pré-configurar quase tudo no processo e garantir que se cumpra o orçamento dos custos. Além de estabelecer prazos de aprovação, emissão e conclusão do pedido.
Outro fator importante é que o uso de sistemas informatizados para o processo de compras colabora para diminuir os erros operacionais.
Bom, chegamos ao fim do nosso artigo. Com isso finalizamos nossas dicas para se montar um bom planejamento de compras de componentes estratégicos na indústria.
Em suma abordamos:
- Execução de planejamento estratégico de compras e utilização dos materiais
- Identificação de fornecedores estratégicos para contratos de longo prazo
- Otimização de processos internos
- Treinamento constante dos profissionais
- Tecnologia
- Política de preços
Esperamos que essas dicas lhe ajude a ter os melhores resultados em seu planejamento de compras.
Elaborado por:
Emerson Moreira Niza
Gerente de Key Accounts e Produtos ABECOM.
