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5W2h – Ferramenta de qualidade muito útil na manutenção de equipamentos.

5w2h matriz metodologia ferramenta de qualidade

Sempre que ouvimos sobre 5W2h logo pensamos em uma lista de perguntas que devemos fazer e responder ao investigar um fato ou situação. Mas poucos profissionais consideram esse método na nas atividades de manutenção dos equipamentos.

Hoje queremos mostrar o quanto essa ferramenta de qualidade pode contribuir muito para sua empresa melhorar o desempenho e ter equipamentos confiáveis.

E você? Também está interessado em saber como fazer isso? Depois da leitura, deixe nos comentários suas sugestões de como utilizar o 5W2h no setor de manutenção.

O que é o 5W2h?

O 5W2h é uma ferramenta em forma de Matriz que apresenta as principais perguntas ao detalhar uma situação. Pode ser um problema, uma atividade importante ou desenvolvimento de projeto.

Por ser uma ferramenta simples de usar, ela é considerada uma das queridinhas quando se quer ter objetividade na execução de uma ação.

A sigla 5W2h é formada com as iniciais da palavras em inglês:

5W

What (o que será feito?)

Why (por que será feito?)

Where (onde será feito?)

When (quando será feito?)

Who (quem vai fazer?)

2H

How (como será feito?)

How much (quanto vai custar?)

Quando bem aplicadas, elas eliminam quaisquer dúvidas que possam surgir ao longo de um processo ou de uma atividade.

5w2h para que serve?

A matriz 5W2h serve para você criar um mapa assertivo das atividades que vão ajudar na execução muito mais clara e efetiva das ações.

Em outras palavras, os planos de ações, ou mesmo atividades no dia a dia da empresa, terão os responsáveis, datas e recursos definidos antes de colocar tudo em prática.

E você pode fazer tudo isso através de uma planilha no Excel ou Word, não precisa de um software especifico.

5W2h na manutenção industrial.

Depois de uma breve explicação sobre a Matriz 5W2h, vamos ao que realmente nos interessa!

No dia a dia na manutenção industrial existem diversos problemas para serem resolvidos com essa ferramenta.

Principalmente quando precisamos sistematizar um problema e encontrar a sua causa raiz. Assim, é possível definir um processo de resolução efetiva e alocar os recursos necessários da melhor maneira.

Ela muito útil quando a empresa decide implementar ações de manutenção que tenham foco na confiabilidade dos equipamentos: RCM – Manutenção centrada na Confiabilidade.

Para isso, você deve:

1.º –  Fazer o levantamento dos ativos críticos. Comece com os equipamentos que geram maiores gastos para a manutenção.

2.º – Identifique os componentes importantes, bem como as entradas e saídas relacionadas. Além disso, verifique os sistemas auxiliares.

3.º – Faça uma lista de todas as falhas possíveis de ocorrerem. Se já possuir um histórico de dados das falhas, seu trabalho será menor.

Aí é só montar a matriz.

5w2h exemplos

PassoWhat (o quê?)Why (Por que?)Where (onde?)When (quendo?)Who (quem?)How (como?)How much (quanto?)
AçãoO que será feitoPor que será feitoOnde será feito?Quando será feitoPor quem será feitoComo deve ser feitoQuanto vai custar
Detalhar cada ação/atividadeQual o motivo de realizar a açãoQual local a ação deve ser feita. Pode ser parte de um máquina ou equipamento, sistema ou setor.Informar a data de realização da atividade ou a data limite.Informar o nome do responsável pela ação ou grupo de colaboradores envolvidos.Descrever como fazer a ação ou qual procedimento operacional seguir. Deve ser objetivo.Informar se a ação tem custo. Ex: horas de trabalho, compra de ferramentas, acessórios ou peças.

Como o 5W2H deve ser aplicado nas atividades da manutenção?

Ao planejar as atividades da manutenção, o gestor e a sua equipe têm demandas com diversas origens. Ou seja, podem ser chamados dos operadores, ações planejadas na manutenção preventiva, alterações de projeto solicitadas pela engenharia, enfim.

Para planejar a execução é preciso avaliar os recursos necessários e o grau de prioridade. Então, a ferramenta 5W2h vai ser uma ajuda muito útil e eficaz nesta etapa. Ainda mais se estiver interligada ao plano de manutenção.

Então, aplicar as questões da matriz 5W2h a um processo de gestão da manutenção trará oportunidades de melhoria.

5w2h na prática

What?O que é feito neste processo?Quais atividades podemos eliminar para melhorar este processo?
Who?Quem faz esta atividade?Esta atividade pode ser executada com uma menor quantidade de pessoas?
When?Quando esta atividade inicia e termina?Esta atividade pode ser executada em menos tempo?
Where?Onde esta atividade é executada?Esta atividade pode ser executada em outro local ou eliminar deslocamentos?
Why?Porque esta atividade deve ser feita?É necessário fazer esta atividade neste processo?
How?Como é que se realiza a atividade?Esta atividade pode ser feita de uma forma mais eficiente?
How Much?Quanto custa?Qual seria a redução do custo neste processo no caso da implementação destas alterações?

Quais cuidados você deve ter antes de usar essa ferramenta?

As ações propostas na matriz de 5w2h na manutenção, antes de tudo, devem estar relacionadas à causa dos problemas, e não aos possíveis efeitos que eles causaram.

É muito comum na hora de preencher a coluna “What?”, colocarmos as consequências dos problemas ao invés das ações.

Repare se fizermos isso, não estaremos utilizando a ferramenta da maneira correta. Ela não é o melhor instrumento para a análise de modos de falha ou seus efeitos.

Para isso, existem fermentas mais adequadas como Diagrama de Ishikawa, FEMEA, FMECA, entre outros.

O método 5W2h deve ser o mais objetivo possível e evitar consequências que exijam novas ações. Ou seja, as soluções implementadas como ação já foram definidas antes. Normalmente pelo departamento de Engenharia de Confiabilidade. Ele é o responsável por avaliar e otimizar os sistemas para serem confiáveis.

O 5W2h é uma ferramenta voltada para a ação!

Análise de falhas 5w2h.

O 5W2h também não pode ser usado na análise de falhas?

Até pode. Mas seu objetivo principal não é esse. O 5W2h é uma ferramenta projetada para auxiliar na organização dos processos de manutenção de forma intuitiva e funcional.

Enquanto ferramenta para a gestão da manutenção, a estratégia 5W2H permite que a equipe compreenda melhor os problemas e ações envolvidas no processo.

A análise de falhas requer ações que vão além da planificação de uma matriz. Ela até pode ajudar na estruturação dos problemas e organização das ações. Mas, não como ferramenta de análise.

Para isso, recomendamos a leitura do nosso artigo sobre Engenharia de Confiabilidade.

Nele você entenderá melhor como se dá o processo de análise das falhas e as ferramentas mais indicadas para a solução dos problemas.

E aí! O que você achou do nosso artigo? Consegui pensar em alguma situação que o 5W2h pode ser útil nas atividades de manutenção? Deixe nos comentários, assim podemos melhorar nosso artigo.

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