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Backlog de Manutenção Industrial: Guia Completo para Uma Estratégia Eficaz.

Backlog de Manutenção Industrial: Guia Completo para Uma Estratégia Eficaz.

Backlog é um indicador de tempo. Consiste na soma de todas as tarefas pendentes de manutenção em determinado período de tempo, ou seja, em que quantidade de dias o seu efetivo de manutenção teria de trabalhar, para concluir todas as atividades de manutenção necessárias.

Para muitas empresas a manutenção industrial é um setor-chave para a eficiência dos processos industriais. Porém, com frequentes avarias, desperdícios de recursos e sem planejamento, a manutenção pode rapidamente se tornar desordenada e ineficaz. Para solucionar isso, muitas empresas utilizam o backlog de manutenção.

Neste artigo, vamos explorar em detalhes o que é o backlog na manutenção industrial, qual sua importância, como calcular e as ferramentas para ajudar na gestão das atividades de manutenção.

Vamos lá?

O que é backlog?

O termo backlog em tradução livre significa atraso, por isso é muito comum associá-lo às tarefas atrasadas ou listas de pendências. Contudo, ele vai além disso. Quando usamos o indicador é importante saber que além das tarefas em atrasos ele vai mostrar todas as atividades que precisam ser realizadas, desde as urgentes até as tarefas do dia a dia.

Mais a frente, vamos mostrar como calcular o Backlog.

Para que serve o backlog na manutenção?

O indicador de backlog permite quantificar qualquer tarefa que resulte em números relacionados com os serviços de manutenção, oferecendo uma visão clara sobre os processos, equipes e operações de equipamentos. Seu propósito é direcionar o trabalho das equipes, contribuindo para a melhoria contínua do desempenho.

Esse conceito surgiu por volta do ano de 1940, quando começou a se tornar cada vez mais importante a gestão eficaz da manutenção nos diferentes setores industriais.

Desde então, este indicador de manutenção tem se tornado cada vez mais popular, pois ajuda a garantir que os trabalhos de manutenção sejam realizados de maneira correta e em um tempo aceitável.

Qual a importância do backlog para a manutenção?

O backlog é uma ótima ferramenta para otimizar os processos, reduzir os custos e, ao mesmo tempo, garantir a eficácia da manutenção industrial. Além disso, é possível aprimorar a qualidade do trabalho, um grande fator para alavancar a produtividade do setor.

É uma forma de organizar e monitorar os trabalhos de manutenção, seja em uma empresa de porte grande ou pequeno. Uma métrica importante para o planejamento e controle de manutenção – PCM.

Benefícios do Uso de um Backlog de Manutenção Industrial.

Ao utilizar o Backlog na manutenção de equipamentos industriais, é possível obter vários benefícios, como:

  1. Melhoria na organização das tarefas de manutenção;
  2. Redução do tempo de parada dos equipamentos;
  3. Aumento da vida útil dos equipamentos;
  4. Redução de custos com manutenção;
  5. Aumento da eficiência e produtividade da equipe.

Como calcular backlog de manutenção?

Para calcular o backlog de manutenção some a quantidade de horas-homem atribuída aos serviços e divida pela quantidade de horas disponíveis na equipe. 

Mas atenção, um fator aqui é muito importante. Uma empresa dificilmente tem 100% da produtividade de seus colaboradores. É ilusório pensar que se um funcionário entra às 6h e sai às 14h, ele vai ser produtivo durante 8 horas.

Cabe ao gestor considerar no cálculo o fator de produtividade média da equipe.

Vamos dar alguns exemplos de como calcular o backlog para tudo isso ficar claro:

Exemplos práticos de como calcular o backlog

  • Período avaliado: 2 semanas
  • Soma de todas as OS (h/h): 564h
  • Soma de horas-homem (em duas semanas): 704
  • Fator de produtividade: 65%

Neste exemplo o Backlog é:

564/(704 x 65/100) = 564 / 457,6 = 1,23

O Valor do Backlog indica que há mais serviço do que horas para executá-las. Aí, cabe ao gestor remanejar prazos, solicitar horas-extras ou avaliar com que frequência isso ocorre. Assim, pode definir se precisa contratar mais uma pessoa para a equipe.

Qual o backlog ideal para manutenção?

Após calcular o Backlog é importante avaliar: o que o resultado indica? O resultado que se espera como ideal é 1, isso mostra que a equipe consegue cumprir todas as demandas no período definido.

Quando apresenta um resultado maior que 1, indica que a quantidade de serviço, nos dias calculados, está além do que a equipe pode executar.

Se o resultado do valor do Backlog for inferior a 1, indicará que há ociosidade na equipe ou mais pessoas do que realmente precisa..

Como o valor depende do fator tempo, deve-se ter cuidado na análise. É possível reorganizar o cronograma e ajustar as demandas para conseguir atendê-las em sua totalidade.

Para visualizar melhor as oscilações e o comportamento ao longo do tempo, recomendamos criar um gráfico de linha. Dessa forma, o gestor consegue ver se o Backlog é estável, decrescente, crescente ou oscilante.

evolução do backlog na manutenção industrial

Análise dos Tipos de Backlogs

A análise de backlog é uma técnica que ajuda as equipes a gerenciar tarefas, priorizar e organizar suas atividades. Existem quatro tipos: Backlog estável, Backlog crescente, Backlog decrescente e Backlog oscilante.

Backlog estável

Um backlog estável de manutenção industrial (igual a 1) é aquele que mantém um nível fixo de requisitos. Ou seja, o número de tarefas vs as horas-homem não causam ociosidade nem atrasos ao longo do tempo.

Pode-se dizer que a equipe trabalha na situação ideal, atendendo as demandas de modo natural.

Por esse motivo, este tipo de backlog é visto em empresas que adotam estratégias de manutenção que utilizam práticas de manutenção proativa e monitoramento de ativos (manutenção preditiva). Assim, conseguem antecipar os problemas e planejar as ações.

Backlog crescente

Backlogs crescentes ocorrem quando há mais serviços do que a equipe é capaz de executar.

Este é o tipo de backlog de manutenção é comum em empresas que estão passando por mudanças ou que deixam para agir somente depois que a falha ocorre (manutenção reativa).

Além de dificultar o cumprimento das metas, pode ser um sinal de que a equipe não é gerenciada corretamente ou que a demanda está aumentando mais rapidamente do que a capacidade da equipe de concluí-la.

Dificilmente conseguirá organizar o ritmo de trabalho e apenas farão manutenções para corrigir um problema já instalado, aumentando os custos.

Backlog decrescente

Backlog decrescente é quando o número de tarefas diminui ao longo do tempo. Isso geralmente indica que a equipe está fazendo progresso em suas tarefas e conseguindo concluí-las. Mas também pode indicar certa ociosidade.

Cabe ao gestor analisar se:

  • As demandas caíram;
  • Há desperdício de recursos;
  • Os colaboradores cumprem o plano de manutenção integralmente (há casos em que as tarefas são entregues, mas a qualidade é ruim. Aí, o problema retorna.)

Backlog oscilante

A manutenção industrial é uma área em que os níveis de serviços dependem muito do tipo de equipamento, do processo e da estratégia de manutenção (reativa ou proativa). Por isso, o Backlog oscilante é aquele em que o número de tarefas varia bastante ao longo do tempo, às vezes aumenta e às vezes diminui.

Isso pode ser um sinal de que a equipe está trabalhando em projetos complexos, com muitas variáveis ou sujeitos a mudanças constantes.

Também pode indicar que precisa rever os tipos de manutenção em cada equipamento. Sobretudo avaliar se o critério de intervenções deve ser mudado, se há formas de detectar os problemas ainda em estágios iniciais ou se o método de manutenção deve ser alterado.

Tipos de manutenção industrial para garantir a eficiência de seus equipamentos.

Bom, até agora vimos que o Backlog de Manutenção Industrial é uma forma de monitorar, analisar e gerenciar os requisitos com relação às demandas de manutenção.

Ele é um meio para otimizar o controle nos processos de manutenção e aproveitar ao máximo os recursos.

Mas criar e gerenciar um backlog de manutenção industrial nem sempre é simples, porém, é extremamente importante para o sucesso dos sistemas industriais.

Sendo assim, o uso de algumas ferramentas vai contribuir muito nessa atividade.

Ferramentas para conseguir bons níveis de backlogs na manutenção de máquinas e equipamentos.

Para ajudar as organizações a manterem níveis aceitáveis de backlogs é imprescindível o uso de ferramentas e tecnologia.

  • Softwares e plataformas: com eles as equipes de manutenção podem gerenciar as necessidades de forma mais eficaz e aumentar a eficiência operacional da empresa. Existem softwares de manutenção, que criam guias para a execução das tarefas,
  • Ferramentas manuais: o uso de ferramentas adequadas para a execução das tarefas garante a agilidade nas atividades e a qualidade do serviço. Por exemplo, na montagem de um rolamento a quente não se deve usar maçarico para aquecer o rolamento. Além de ser impreciso, vai danificar elementos sensíveis como a graxa e as vedações. Por isso, existe o aquecedor indutivo de rolamento.
  • Ferramentas preditivas: assim como a manutenção produtiva total – TPM e manutenção baseada na confiabilidade (RCM), o backlog na manutenção industrial tem muito a ganhar com o uso de ferramentas preditivas. Elas permitem que as equipes criem um plano de manutenção abrangente que seja capaz de antecipar problemas e prevenir falhas nas máquinas. Além disso, as ferramentas preditivas de monitoramento nas máquinas e equipamentos conseguem detectar anomalias antes que elas causem danos reais.

Esses recursos permitem que as organizações mapeiem o indicador com confiança, criem cronogramas de manutenção eficazes e acompanhem o progresso das tarefas conforme o plano é executado.

como elaborar um plano de manutenção

Desafios Comuns de Backlog na Manutenção Industrial.

Embora seja uma ferramenta muito útil na gestão da manutenção de equipamentos industriais, existem desafios comuns que podem dificultar sua implementação e uso eficiente do indicador de tempo na Manutenção.

Alguns desses desafios incluem:

  1. Priorização das tarefas: é importante que as tarefas no Backlog de Manutenção sejam priorizadas, considerando sua importância para a produção, criticidade do equipamento e segurança da fábrica. Quando as tarefas não são priorizadas corretamente, pode haver atrasos na execução das atividades críticas e falhas nos equipamentos.
  2. Falta de informações: a manutenção precisa de informações sobre as tarefas a serem executadas, incluindo descrição da atividade, frequência de execução, materiais e ferramentas necessárias, entre outras. A falta delas pode levar a erros na execução das tarefas e atrasos na conclusão dos trabalhos.
  3. Falta de engajamento da equipe: para que o indicador de tempo seja eficiente, é importante que a equipe de manutenção esteja engajada na sua utilização e na melhoria contínua do processo. A falta de engajamento da equipe pode levar à falta de comprometimento com a manutenção dos equipamentos e, consequentemente, a uma maior incidência de falhas.
  4. Dificuldades na integração com outros sistemas: em algumas fábricas, o Backlog de Manutenção precisa ser integrado com outros sistemas, como o sistema de gestão da produção ou o sistema de compras de materiais. A integração com outros sistemas pode ser desafiadora e requer uma boa comunicação entre as equipes envolvidas.

Para superar esses desafios, é importante que a equipe responsável pela manutenção trabalhe em conjunto para garantir que o indicador de tempo de Manutenção seja atualizado e utilizado de forma eficiente.

Além disso, é fundamental que as informações sejam compartilhadas entre as equipes envolvidas e que haja uma comunicação clara e eficiente para garantir que todos estejam adequadamente em relação às prioridades e às necessidades de manutenção dos equipamentos.

Além disso, outros desafios podem impedir que se consiga níveis de backlog satisfatórios:

  • equipe má treinada;
  • manter documentação atualizada;
  • planejar o trabalho;
  • manter um plano de manutenção sólido;
  • integrar a tecnologia digital com a manutenção presencial,
  • gerenciar restrições de orçamento e muito mais.

A eficácia da manutenção é amplamente determinada pela capacidade de administrar estes desafios com êxito. Para isso, precisamos de uma estratégia forte e bem pensada de gestão de ativos na manutenção.

Conclusão

Na manutenção é essencial que os serviços atendam eficientemente as demandas do processo e ainda consiga reduzir os custos de manutenção.

Por isso é importante utilizar métricas que permitam avaliar o desempenho das atividades de manutenção e eficiência global dos equipamentos. Assim, o gerenciamento de backlogs é essencial para o sucesso de qualquer operação de manutenção industrial.

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