O procedimento operacional padrão (POP) é um documento de instruções e descrições de atividades de uma rotina, ou ainda, um documento com informações sobre determinada atividade a ser executada.
Além das instruções, o POP descreve o passo a passo de uma atividade, ou seja, um manual de instruções.
A padronização de processos é o que pode determinar se uma empresa é ou não eficiente. Se consegue manter seu padrão de qualidade e não depender de uma pessoa para executar determinada atividade.
A exemplo disso, temos as franquias de fast food. Em qualquer lugar do mundo, os lanches seguem um padrão de fabricação, montagem e embalagem. A receita para isso está na padronização dos processos e treinamento da equipe.
Agora, imagine sua empresa operando com processos padronizados? Quais seriam os ganhos? Veja nesse artigo, tudo sobre o procedimento operacional padrão e como elaborar o seu.
Quais são os objetivos do POP?
O Procedimento Operacional Padrão apresenta alguns objetivos importantes para a indústria. Ao elaborar e aplicar um procedimento padronizado na rotina da empresa, consegue-se uma série de benefícios, bem como, manter a organização e o bom funcionamento dos setores.
Podemos destacar que os principais objetivos do POP são:
Padronização de atividades
O POP traz para a indústria e qualquer outra empresa, um padrão que será reconhecido na qualidade final dos produtos e serviços, e no atendimento ao cliente.
Assim, a padronização de todas as atividades, desde as mais simples até aquelas mais complexas, vai resultar em um processo único e uniforme. Em outras palavras, qualquer atividade pode ser desempenhada de maneira igual e sem variações.
Isso é muito importante principalmente em setores onde há rotatividade maior de funcionários, por exemplo.
Portanto, a padronização de atividades contribuirá para que cada etapa do processo siga um padrão de qualidade e de tempo de execução.
Redução de Erros
Outro grande objetivo de se implementar o POP em uma empresa é reduzir os erros no processo.
Mesmo que se façam treinamentos para os colaboradores, sabemos que erros podem acontecer. Isso porque as pessoas assimilam as informações de maneira diferente.
Entretanto, com o POP em mãos e acessível para todos que exercem a mesma função, o colaborador deverá seguir a risca todos os passos e atividades descritas, seguindo a sequência do documento.
Desse modo, os erros diminuem, dado que o manual detalha cada atividade a ser desempenhada, assim como o tempo de execução do processo.
O POP evita desperdícios de insumos e matéria-prima
Por se tratar de um manual que deve ser seguido à risca, o POP detalha todas as operações. Por isso, deve ter uma descrição concisa e de fácil entendimento. Ou seja, o manual de procedimento operacional padrão é exato e preciso.
Nesse sentido, atividades de produção, por exemplo, contém detalhes em números e quantidades do que se vai usar ou consumir em cada etapa.
Logo, ele é muito útil nas atividades industriais que dependem de insumos para a produção e fabricação de seus produtos.
Vamos dar um exemplo prático. Considere uma empresa de pintura industrial. O que aconteceria se cada pintor tivesse que decidir a quantidade de demãos de tinta? Além de não ter um padrão na camada de pintura, não haveria controle no consumo de tinta.
Como resultado, a empresa pode ter problemas de estoque por desperdícios e falta de padrão do processo. Isso vai afetar diretamente os custos produtivos, impactar no fluxo de caixa e, a longo prazo, tirar sua competitividade no mercado.
Mas, não é só no consumo de insumos ou matéria-prima que o POP é muito útil. Ele também colabora no controle do consumo de materiais acessórios à produção. Um bom exemplo disso é no processo de lubrificação de componentes das máquinas.
Se cada mecânico não seguir seu plano de trabalho, a quantidade de lubrificante aplicada à peça pode ser em maior ou menor quantidade. Além de interferir diretamente no consumo, ainda pode causar falhas, quebras e excessivas manutenções.
Então, podemos concluir que o uso de procedimento operacional (PO) padrão vai colaborar para reduzir o desperdício no processo de produção e manter o controle dos níveis de estoque.
O POP mantêm o padrão de qualidade dos processos
Outro objetivo do POP é o de manter o padrão de qualidade de uma empresa.
Quem já não reclamou de empresas que a qualidade dos serviços eram boas e com o passar do tempo o padrão diminuiu ou caiu, por algum motivo?
Por isso é que o POP deve ser adotado. Como uma maneira de garantir a qualidade do serviço.
Isso significa que não vai modificar-se com o tempo, já que o padrão de qualidade das etapas seguirá um modelo de trabalho.
Lembre-se que a qualidade de um serviço ou produto é um dos principais fatores de avaliação para os clientes na hora da compra.
Produtividade
Toda indústria quer evoluir e crescer de forma potencial e a sua capacidade produtiva tem uma relação direta com isso.
Contudo, para crescer é preciso expandir. Mas, fica mais difícil apresentar taxas de crescimento com uma produção estagnada ou sem padrão.
Por isso, o POP é fundamental. Ele viabiliza o aumento da capacidade de produção de toda empresa.
Logo, seguindo um padrão que estabelece a quantidade e controla o uso dos insumos para a produção, fica mais fácil para a empresa calcular sua produção diária e estabelecer planos de crescimento na produção de produtos ou serviços.
Quais os benefícios do POP?
Diante de tudo que apresentamos até agora, podemos destacar 10 benefícios que o POP traz para qualquer empresa ou indústria:
- Padronização dos processos mesmo em locais diferentes;
- Maior segurança para funcionários e envolvidos em cada atividade;
- Eficiência Operacional;
- Aumento da produtividade da empresa;
- Padrão de qualidade estabelecido;
- Otimização dos resultados;
- Crescimento da empresa;
- Aumento da margem de lucro e investimentos;
- Redução de riscos;
- Menores gastos com treinamento de pessoal e manutenção.
Como elaborar o POP?
Definição dos objetivos e resultados
Primeiro de tudo, deve-se estabelecer todos os objetivos do manual, e quais são os resultados esperados através da sua implantação.
Para isso, algumas perguntas devem ser respondidas antes sua da elaboração:
- Que problema precisa ser corrigido?
- Quais os benefícios da resolução deste problema?
- Quais são os objetivos que o POP deve atingir?
- Quais são os resultados esperados?
- Que detalhes são importantes na elaboração do manual?
- Qual(is) área(s) da empresa deverá seguir este POP?
Formato do POP
Após, deve-se decidir qual será o formato do manual. Existem muitos modelos prontos e até alguns softwares próprios para ajudar na escolha.
Contudo, é importante saber que o formato deve ser de fácil entendimento para todos que estarão envolvidos.
Principalmente entre aqueles que vão executar as atividades e seguir o passo a passo de cada uma delas através do documento.
A escolha da linguagem também é importante. Portanto, não utilize linguagem muito difícil, pois o POP deve ser acessível e bem claro.
Público-alvo
O público-alvo são as pessoas que vão precisar seguir o manual após a sua implementação.
Sendo assim, também é importante analisar se será apenas para um setor da empresa ou se ele também se aplica em outros setores.
Caso o POP seja para duas áreas distintas, ele pode ser o mesmo para cada uma, porém, as informações importantes que se aplicam apenas a uma delas deverão ocupar destaque no documento.
Elaboração do POP
Após estudar e estabelecer todos os tópicos anteriores, é hora de elaborar o manual. Para isso, recomenda-se contratar um profissional especializado e habilitado para uma elaboração completa.
Contudo, caso você mesmo queira elaborar o documento, é preciso ter atenção em vários quesitos na elaboração.
Um POP bem feito deve conter:
- Capa e folha de rosto;
- Índice;
- Objetivos;
- Procedimentos Específicos;
- Dicionário de Siglas;
- Instruções para elaboração do trabalho;
- Checklist dos equipamentos;
- Setores de aplicação;
- Fluxogramas;
- Medidas de proteção;
- Frequência das atividades;
- Responsável técnico pela elaboração e atualização;
- Cópia para todos;
- Cópia acessível e em local de destaque.
Revisão e implantação do POP
Após ser elaborado, é hora do POP ser revisado e implantado. Então, é necessário revisar todo o documento para ver se possui algum erro ou informação confusa.
Em seguida, deve-se implantar o POP no setor correspondente. Contudo, no início, é preciso acompanhar e verificar se ele é usado corretamente pela equipe.
Logo, demora algum tempo até todos se habituarem, contudo, com o tempo, seguir o POP se tornará essencial para a execução de um bom trabalho.
E o mais importante, os funcionários devem saber da importância de seguir o documento, pois só assim, os objetivos e as metas se concretizarão.
Procedimento Operacional Padrão: Exemplos
POP fundamental (ou modelo)
Este modelo fornece as diretrizes para elaboração do POP. Assim, o POP fundamental dá as informações para a criação de outros POPs.
Vantagem: Padroniza a escrita de todos os outros POPs da empresa.
Desvantagem: Não deve utilizar linguagem complicada, ou seja, optar por linguagem simples.
POP metódico
O POP metódico descreve os sistemas completos de testes e métodos de investigação. Então, ele possui um caráter de teste.
Por exemplo, um equipamento está funcionando com problema que pode ser resolvido. Então, com o POP metódico é possível desvendar o que está errado e qual a causa do problema.
Vantagem: Permite estudar se o manual vai dar certo para uma área específica da empresa;
Desvantagem: Por ser um modelo de teste, caso a experiência na sua implementação não seja favorável, deverá implementar outro modelo para aquela área.
POP de segurança
O POP de segurança detalha todos os procedimentos de segurança e ações emergenciais para evitar riscos.
Assim, ele é indispensável para as atividades que envolvam riscos. Caso ocorra algum, todos os envolvidos vão consultar o manual para saber como proceder.
Vantagem: Oferece maior segurança nas operações de risco.
Desvantagem: Alguns colaboradores têm dificuldade de seguir as normas, o que os coloca em risco.
POP de produção
O POP de produção é essencial para o detalhamento das práticas necessárias em cada etapa de produção.
Todavia, ele evita desperdícios e desvios por acidente, bem como permite que uma atividade não dependa sempre da mesma pessoa para a sua execução.
Vantagem: Menor desperdício de matérias para a produção, resultados precisos e uniformes.
Desvantagem: Caso alguma etapa do POP seja esquecida em sua elaboração, comprometerá a produção e a qualidade dos produtos.
POP de Qualidade
Oferece orientações para análise e controle do padrão de qualidade de uma indústria.
Além disso, o POP de qualidade é indispensável para manter as características de um produto ou serviço.
Vantagem: Mantém a qualidade na execução dos serviços e produtos de produção;
Desvantagem: Ele é bem detalhista e preciso, o que pode demandar muito tempo em sua elaboração.
POP de arquivamento
O POP de arquivamento segue os protocolos para organização e arquivamento de documentos.
Todavia, a falta de um padrão para lidar com documentos antigos pode ser um problema para as empresas com pouco espaço físico e vira uma bagunça quando são jogados soltos no computador, sem um arquivamento mais detalhado.
Vantagem: Organiza os espaços para documentos antigos e impede perdas de documentos importantes feitos de forma digital.
Desvantagem: Nem todos os colaboradores têm conhecimento para realizar as etapas deste tipo de POP, principalmente quando é necessário uso em programas de arquivamento.
POP de armazenamento
Este POP preconiza as etapas a serem seguidas no armazenamento de produtos no estoque, ou em qualquer outro local específico.
Assim, ele evita que espaços sejam mal aproveitados e o armazenamento seja feito de forma errada, prejudicando suas características, principalmente os produtos com prazos de validade.
Vantagem: Possibilita que a indústria utilize bem o seu espaço físico e evita a perda de material por prazo de validade.
Desvantagem: Deve ser realizado por um profissional habilitado, já que, em muitas etapas, deve-se seguir a legislação de órgãos competentes.
É possível utilizar o POP na manutenção de equipamentos?
Sem dúvida! Quando se quer diminuir os esforços na manutenção preventiva dos equipamentos, o POP é uma ferramenta de grande ajuda.
Se bem elaborado, evita paradas emergencias. Em outras palavras, colabora na detecção de problemas ainda em estágios iniciais, o que reduz despesas com reparos e substituições de peças.
Então, podemos afirmar que o POP é um documento complementar ao plano de manutenção e vai contribuir nas ações do dia a dia?
Sim, exatamente isso. Ter um POP na manutenção de equipamentos não elimina a elaboração de outros documentos como por exemplo: planos de lubrificação ou plano de manutençào planejadas. Como já foi dito, ele será um documento auxiliar para orientar um mecânico na hora de trocar um rolamento, por exemplo.
Só para esclarecer, o plano de manutenção serve para orientar as atividades da equipe em cada equipamento. funciona como um plano mestre do que deve ser feito.
O POP, neste caso, será o manual de instruções de como a atividade deve ser feita. Pode conter imagens ilustrativas de etapas importantes, além de apresentar a melhor sequência para determinada atividade.
Veja só o que um POP de mantutenção pode ter:
- Apresentação dos Equipamentos de proteção individual (EPI) necessários para fazer o trabalho;
- Alertas quanto aos riscos à segurança e ao meio ambiente (por exemplo na troca de lubrificantes);
- Sequência de etapas para executar o trabalho ou tarefa;
- Lista de ferramentas manuais que devem ser usadas no trabalho (por exemplo, o tipo de saca rolamento);
- Documentos necessários para executar o trabalho como um desenho, por exemplo;
- Fotos e ilustrações para mostrar detalhes importantes (pontos de lubrificação);
- Tempo para executar o trabalho;
- Quantidade de colaboradores para executar o trabalho;
- Prazos, entre outros;
O importante aqui é você compreender que o POP é um documento que pode colaborar muito nas tarefas de trabalho de uma empresa. Qualquer que seja a sua área ou ramo de atuação.
Com ele você pode padronizar atividades chave e manter o padrão de trabalho da sua equipe.
